Indicadores de projeto e de gerenciamento de projetos
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Quando se fala em indicadores de projetos, deve-se resgatar os conceitos apresentados pelo Prof. Domingos Armani, que em seu livro “Como elaborar projetos? Guia prático para elaboração de projetos sociais” de 2004, qualifica os indicadores de projeto em quatro modalidades distintas: de impacto, de desempenho, de efetividade e os indicadores operacionais.
Os três primeiros são “Indicadores de Projetos”, que são apurados após a conclusão do projeto, ou mesmo, alguns meses ou anos após o seu encerramento. Por exemplo, os indicadores “de impacto” estão associados ao objetivo geral do projeto, às contribuições de longo prazo; os indicadores “de desempenho” são os resultados obtidos pelo projeto frente ao planejado, e finalmente, os indicadores “de efetividade” são os efeitos dos resultados do projeto, por isso, sua definição é complexa.
Os indicadores operacionais são os “Indicadores de Gerenciamento de Projetos” que são instrumentos de avaliação que permitem comprovar empiricamente e com objetividade, a progressão de uma ou várias dimensões de um projeto diante das metas pré-estabelecidas.
Um indicador representa uma situação pontual em uma dimensão de um projeto, por isso, torna-se necessário que a medição/avaliação ocorra periodicamente a fim de se avaliar o progresso/melhoria daquela dimensão. Havendo qualquer anormalidade deve-se fazer uma análise de causa-raiz para se diagnosticar a causa da situação e criar um plano de ação para a recuperação do projeto. A leitura contínua permite identificar se o plano está tendo sucesso ou não, e se novas ações se fazem necessárias.
Os Indicadores de Gerenciamento de Projetos mais usuais são os de custos e de prazos, em função das restrições financeiras e de tempo dos projetos. Para isso, usa-se os indicadores de mercado: CPI – Cost Performance Index, que é também é chamado de IDC (Índice de Desempenho de Custos) e o SPI (Schedule Performance Index) ou IDP (Índice de Desempenho de Prazos). O maior problema reside que esses indicadores exigem a utilização do EVM (Earned Value Management) para sua apuração, nem sempre implantado nas organizações.
Outros indicadores de gerenciamento que são essenciais: de qualidade, de satisfação do cliente/usuário, de gestão do escopo, de comunicação e de riscos, porém esses indicadores devem ser criados pela organização.
A principal vantagem em se ter indicadores próprios é que a organização consegue medir, avaliar e monitorar durante a execução de um projeto, a dimensão ou o conjunto de dimensões que lhe é mais sensível; além disto, a cultura da organização e o nível de maturidade de gerenciamento de projetos serão respeitados. Por exemplo, uma organização define como prioridade a monitoração dos itens “riscos” e “comunicação”, para tanto, cria dois indicadores específicos com base nos sistemas disponíveis e com padrões de normalidade do indicador em conformidade com suas características próprias.
A criação de qualquer indicador exige investimentos da organização, uma vez que profissionais serão alocados para desenvolvê-lo, implantá-lo e divulgá-lo internamente, criando uma linguagem (entendimento) comum do que representa o indicador criado, os padrões de normalidade e de desvio. Ademais, definir a periodicidade de apuração do indicador nos projetos em andamento é também outro item importante, pois envolve esforço contínuo.
Assim, a elaboração de um indicador deve ter o envolvimento primário do Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office), pois além de definir os indicadores de forma individual, pode também definir os “cockpits” (painel de controle) de acordo com os tipos de projetos. Por exemplo, para um dado projeto, o painel pode ser constituído por indicadores de gerenciamento de escopo, qualidade, custos e riscos. Para um outro projeto, que porventura tenha a restrição de tempo, o painel de controle deve ter um indicador que contemple esta particularidade do projeto. Além do PMO, os gerentes de projetos devem ser envolvidos no processo, por meio de um treinamento, capacitando-os a apurar os indicadores dos projetos sob sua responsabilidade.
Em uma analogia com a área médica, pode-se considerar como alguns indicadores de saúde de uma pessoa: a temperatura, a pressão arterial e a taxa de glicose no sangue. Se um ou mais indicadores estiver fora dos padrões de normalidade, um médico deve então, analisar as causas-raiz que podem ter causado as variações frente aos valores planejados e elaborar/executar um plano de ação corretivo (medicação/terapia) para reestabelecimento da saúde plena da pessoa.
A organização deve ter um método para criação e teste/validação de seus indicadores, antes de implantá-los. Como afirmado anteriormente, um novo indicador traz custo para a organização, por isso, o mesmo deve agregar valor para o gerenciamento dos projetos, caso contrário, será criado um “elefante branco”, que trará burocracia, perda de tempo e custos. Em um capítulo do meu livro “Indicadores de Gerenciamento de Projetos: Monitoração Contínua”, M. Books, São Paulo, reimpressão 2014, é apresentado um passo a passo para a criação de um indicador de monitoramento, além de alguns exemplos, como os indicadores de comunicação, de satisfação do patrocinador e de gestão de riscos.
Controle e monitore a execução de seus projetos por meio de indicadores, sejam eles de mercado ou os criados na sua organização!
Artigo de Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®, originalmente publicado no site Meta Análise e republicado em sites e blogs.
É permitida a republicação/divulgação deste artigo, desde que citado o autor, apresentado o link da Impariamo® (www.impariamo.com.br) e o link completo do artigo.