Projetos: monitoramento de desempenho por indicadores
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Os indicadores são “mostradores” de uma dada situação. Um exemplo de indicador é a velocidade mostrada no velocímetro de um veículo (meio de verificação). Nele, a cada momento, o motorista consegue saber a velocidade instantânea, podendo avaliar se deve manter tal velocidade, aumentar ou reduzir diante de suas necessidades ou restrições. Com isto, o motorista consegue saber se há risco de multa por exceder a velocidade limite estabelecida, e também, se atingirá o destino no prazo esperado.
Outro indicador também presente no nosso dia a dia é a temperatura, que tem como meio de verificação o termômetro. Há diferentes termômetros que medem a temperatura de um ambiente, do corpo humano, de um forno, etc.
Por exemplo, após se fazer a leitura da temperatura do corpo de uma pessoa, analisa-se o resultado e se define as ações investigativas e corretivas, caso necessário. Se a temperatura estiver entre 36ºC a 37ºC, pode-se concluir que a pessoa está com a temperatura nos padrões de normalidade para o ser humano. Entretanto, se a temperatura estiver abaixo de 36ºC ou acima de 37ºC, pode representar respectivamente, hipotermia ou febre, exigindo alguma ação para corrigi-la.
Em projetos ocorre o mesmo, pois um indicador mostra a saúde do projeto diante de padrões pré-estabelecidos. Caso os resultados indiquem anormalidade, caberá ao Gerente de Projeto identificar as causas-raiz que gerou tal situação. De forma análoga, no caso da temperatura corpórea estar fora dos padrões definidos, caberá ao médico identificar as causas que causam a hipotermia ou febre, para poder medicar de forma correta. Um medicamento antitérmico soluciona a situação da febre de forma efêmera, não solucionando de forma definitiva o problema, pois o mesmo atua no sintoma; a análise da causa-raiz é que determinará qual o medicamento que agirá sobre a causa e eliminará efetivamente a febre.
Os indicadores podem ser quantitativos ou qualitativos. Os quantitativos são representações numéricas para expressar as variações quantificáveis, como por exemplo: turnover em uma organização, rentabilidade de agência bancária por m2, percentual de analfabetismo no país, média de público em jogos de futebol, custo médio por aluno matriculado, absenteísmo de professores da rede pública e da rede privada, tempo médio de durabilidade de um veículo, etc. Já os indicadores qualitativos são aqueles que não podem ser facilmente representados de forma quantificável, pois expressam opinião das pessoas, valores, crenças, atitudes, comportamentos e reações.
Os indicadores de projeto são instrumentos de avaliação que permitem comprovar empiricamente (baseado na experiência e observação) e com objetividade, a progressão de uma ou várias dimensões de um projeto diante das metas pré-estabelecidas. Assim, os indicadores que monitorarão um projeto devem ser definidos na fase de planejamento, possibilitando na execução do projeto, medir e avaliar o avanço e as variações daquilo que se observa diante do planejado.
Um indicador deve atender a dois requisitos básicos: permitir comparações históricas para se avaliar as variações ocorridas e permitir estabelecer prognósticos (projeções). Embora um indicador possa ser avaliado em vários momentos da execução de um projeto, a última posição é a que prevalece e é a que é relevante para análises, pois os registros anteriores têm utilidade exclusiva de medir as mudanças ocorridas no indicador, não mais representando a situação atual do projeto. Grosso modo, um indicador representa uma “fotografia” do projeto naquele dado momento, sendo que a última é a mais realista.
Com base em suas “leituras e interpretações” se pode saber de forma pontual se um projeto vai bem ou não. É com base nestes indicadores de projetos que se identificam os desvios, que possibilitam a reflexão do Gerente de Projeto acerca das causas-raiz que geraram a variação do indicador em relação ao planejado, e posteriormente, elaborar planos de ação para endereçar as causas identificadas, a fim de corrigir rotas, amenizar desvios ou melhorar a performance do projeto seja em termos financeiros, de prazos, de qualidade, de satisfação do patrocinador e do usuário final.
Nota: este texto foi adaptado de trecho extraído do livro “Indicadores de Gerenciamento de Projetos: monitoração contínua” da Editora M. Books (reimpressão, 2014).
Artigo de Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®, originalmente publicado no site Meta Análise e republicado no livro “Gerenciamento de Projetos em 7 Passos” da Editora M.Books (reimpressão, 2016), p. 257-259.
É permitida a republicação/divulgação deste artigo, desde que citado o autor, apresentado o link da Impariamo®(www.impariamo.com.br) e o link completo do artigo.